طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية
 

طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية

https://www.fx-arabia.net/vb/uploade...1662905468.jpg


إن طريقة كتابة خطاب رسمي إلى وكالة حكومية ليست صعبة على الإطلاق ، ويحتاجها كثير من الناس دائمًا لكتابة خطاب رسمي إلى وكالة رسمية أو وكالة حكومية معينة ، لتلبية مسألة معينة ، أو تقديم شكوى أو طلب.

في هذا المقال***** نشرح بالتفصيل كيفية كتابة خطاب رسمي إلى جهة حكومية ، بالإضافة إلى عرض كل ما يتعلق بالرسائل الرسمية من أنواعها وأهميتها ، لتوفير الفائدة والاستفادة لجميع متابعين الموقع. .

كيفية كتابة خطاب رسمي إلى جهة حكومية

من أجل معرفة كيفية كتابة خطاب رسمي إلى جهة حكومية ، يجب أن تعرف أولاً ما هو الخطاب الرسمي وأنواعه ، مثل:

تعريف الكلام

الخطاب بشكل عام هو رسالة أو إجابة يرسلها شخص ما إلى شخص آخر أو جهة معينة. تتعدد أنواع الحروف ويختلف أسلوب كتابة الحرف باختلاف المناسبة والغرض منها.

خطابات حكومية رسمية

الخطاب مكتوب على أن الشخص يقدمه إلى جهة حكومية رسمية أو شركة ، للحصول على خدمة معينة أو للموافقة على طلب معين ، ويتم اتباع بعض الخطوات الأساسية لكتابة المقال بشكل صحيح ، ويفضل اتباع صيغة معينة في كتابة الرسالة ، وخاصة الرسائل الرسمية المرسلة إلى جهة رسمية.

أحيانًا يحاول الشخص كتابة الخطاب الرسمي بنفسه ، لذلك يجب عليه تحديد أكثر من تنسيق للكتابة ، وفي أوقات أخرى يبحث عن شخص متخصص لمساعدته ، مثل المحامين أو الموثقين ، وغيرهم.

شكل خطاب رسمي
يجب إحضار ورق عادي أبيض أو أصفر ، أو ورقة تحتوي على شعار الوكالة الحكومية أو الشركة التي تم إرسال الخطاب إليها.
يمنع منعا باتا تضمين أي رسومات أو أشكال في محتوى الرسالة.
من الأفضل كتابة الحرف الرسمي في وورد ، واستخدام الخط Arial ، الحجم 16.
في حالة كتابة الحرف يدويًا ، يجب كتابته باللون الأزرق ، مع تجنب استخدام القلم الأسود ، بحيث يسهل التمييز بين الحرف الأصلي والنسخ المصورة.
يجب أن تكون التباعد بين كل نقطة والنقطة التالية بين نصف سطر وسطر واحد.
يجب أن يبدأ الشخص في الكتابة من منتصف الورقة العادية ، دون إضافة إطارات ، للحفاظ على شكل الخطاب الرسمي.
يجب أن تبدأ الرسالة بتحية السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ، وتنتهي بجملة شكر مثل "شكرًا جزيلاً". بعد ذلك ، يجب إضافة التوقيع والتاريخ الذي تم فيه تحرير الرسالة.

ولا تفوت: كيف تكتب الخبرات العملية في السيرة الذاتية

كيفية كتابة خطاب رسمي إلى جهة حكومية

هناك بعض النقاط التي يجب مراعاتها عند كتابة الخطابات الرسمية للجهات الحكومية وهي:

رأس

يجب كتابة عنوان الشخص الذي أرسل الرسالة في أعلى الورقة ، مع مراعاة الترتيب ، حيث يتم كتابة اسم الشارع أولاً ، ثم في السطر التالي يتم كتابة اسم المدينة ، ثم يتم كتابة الرمز البريدي.

في حال كان الشخص الذي يرسل الرسالة الرسمية يسكن في الريف يجب ذكر القرية ثم المدينة التي تنتمي إليها ، ثم يتم كتابة تاريخ كتابة الخطاب على اليسار أسفل الصفحة ، حيث يجب كتابة التاريخ الكامل (اليوم ، الشهر ، السنة).

العنوان الداخلي

يتم كتابة عنوان المرسل إليه ، مع مراعاة ترك مسافة كافية بين الورق ذي الرأسية والعنوان الداخلي ، وكتابة اسم الشارع ، مع ضرورة ذكر اسم الشركة أو المؤسسة التي يعمل من أجلها المرسل.

التحية

يجب كتابة التحية الافتتاحية ، ويجب أن تكون على شكل سطرين تقريبًا أسفل العنوان ، مثل Mr.

مضمون الخطاب

محتوى الرسالة هو المحتوى الذي يرغب المرسل في توضيحه للجهة الرسمية أو المؤسسة الحكومية مثل الشكاوى وغيرها. نص الرسالة مكتوب بعد التحية بسطرين.

يجب كتابة الخطاب بطريقة سهلة وبسيطة ، ويجب توضيح الأفكار وتسلسلها ، بالإضافة إلى الحرص على كتابة الخطاب بطريقة مقنعة وبسيطة ، بالإضافة إلى الوضوح في الكتابة ، مع ترك مسافة بين الكلمات تسهيل القراءة.

استنتاج

يجب إضافة جملة ختامية تشير إلى نهاية الخطاب ، ويجب أن تتضمن الخاتمة بعض كلمات الشكر والتقدير لمتلقي الخطاب الرسمي ، مثل "شكرًا جزيلاً ، ولكم أقصى درجات الاحترام" ، و جمل شكر أخرى توضح للقارئ أن الخطاب قد انتهى.

التوقيع أو الختم

يتم كتابة توقيع الشخص المرسل للخطاب الرسمي أو وضع الأختام الرسمية بعد الاستنتاج بثلاثة أسطر تقريبًا ، حيث يكتب الشخص المرسل اسمه بالكامل ، ثم يضع التوقيع.

تاريخ

يجب كتابة تاريخ إرسال الخطاب بالتفصيل (اليوم ، الشهر ، السنة).

قالب خطاب رسمي لشركة
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته بعد ...
إلى السيد …
بعد التحية
محتوى الخطاب الرسمي.
شكرا جزيلا وتقديرا لك.
ارسلت اليك ...
ضع توقيعك أو ختمك في الأسفل.
التاريخ كامل باليوم والشهر والسنة.
أهمية الخطابات الرسمية
الخطابات بشكل عام لها أهمية كبيرة في حياتنا اليومية ، سواء على المستوى الوظيفي أو على المستوى الاجتماعي على حد سواء.
يعتبر الكلام من أهم وسائل الاتصال بين الناس والمنظمات.
يعتبر الخطاب الوسيلة المثالية للتفاعل الرسمي بين المؤسسات الحكومية ، أو بين الفرد والمؤسسة التي يعمل بها ، خاصة عند تقديم طلب أو شكوى معينة.
تساعد الرسالة الرسمية في توفير المزيد من الجهد والوقت والمسافات.
يمكن الاحتفاظ بالخطاب الرسمي كنوع من المستندات التي يمكن الرجوع إليها عند الحاجة.
الكلام هو وسيلة للإعلان عن شيء ، وهذا واضح جدًا في خطابات الأعمال.
أنواع الخطابات الرسمية

تنقسم الحروف الرسمية إلى نوعين فقط ، وهما كالتالي:

خطاب عمل
يستخدم الخطاب التجاري في بعض الأغراض التجارية ، مثل الإعلان عن منتج أو سلعة معينة ، ويتميز هذا النوع من الخطابات بكونه يستخدم في الدعاية للمؤسسات والشركات.
يحتوي الحرف التجاري أعلاه على "الورق ذي الرأسية" ، والذي يتضمن جميع المعلومات المتعلقة بالشركة أو المؤسسة ، مثل الاسم والموقع ونوع العمل ورقم السجل التجاري ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني والصندوق البريدي وشعار الشركة.
خطاب إدارة رسمي
أما الخطاب الإداري الرسمي فهو رسالة تتعلق بالأمور الوظيفية داخل المؤسسة أو جهة العمل ، وتشمل التعاليم العامة ، والمعروضات ، والقرارات الصادرة عن الإدارة ، وغير ذلك من الأمور.
نصائح صانعي المال عند كتابة خطاب رسمي
يجب اتباع لغة واضحة ودقيقة أثناء كتابة الخطاب الرسمي.
يجب البحث عن الصدق في المعلومات الواردة في نص الخطاب ، بالإضافة إلى الاهتمام بتوضيح الأفكار.
يجب أن يلتزم كاتب الخطاب الرسمي بالموضوعية وأن يتجنب تمامًا المصطلحات الأدبية والتنقيحات الخيالية.
يجب اتباع الإيجاز في كتابة خطاب رسمي ، بشرط ألا يخل بالمعنى العام للرسالة.
يجب كتابة الخطاب الرسمي بأسلوب مقنع ، مع تجنب إظهار العواطف والمشاعر في الكتابة.
في حالة كتابة خطاب رسمي كرد على خطاب سابق ، يجب على الكاتب أن يذكر بإيجاز رقم هذه الرسالة وتاريخها ومحتواها.
يجب مراعاة ترتيب الأفكار وتنسيقها بشكل واضح ، مع مراعاة استكمال الفكرة الأولى أولاً والتوضيح الجيد ، ثم الانتقال إلى الفكرة الثانية ، وهكذا.
في حالة الرد على خطاب رسمي يحتوي على أفكار متعددة ، يجب الرد على الرسالة بتسلل للأفكار حسب تسلل الخطاب الرئيسي.
يجب عدم إضافة أي إطارات أو إطارات عند كتابة خطاب رسمي في Word.
يجب وضع الأختام أو التوقيع الشخصي في أسفل يمين الورقة لإضفاء الطابع الرسمي على الرسالة.

في نهاية المقال حول كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية لأخذها بعين الاعتبار ، نود أن نكون قد نجحنا في تقديم موضوع مميز وشامل ، حيث استعرضنا الخطوات التي يمكن اتباعها لكتابة مسؤول رسالة إلى جهة رسمية معينة ، وانتظرونا في مقالات جديدة قريبًا ، كما يمكنكم مشاركتنا في المقال من خلال التعليقات.